GoBD Kurzcheck


Fragen zur GoBD-Umsetzung in Ihrem Unternehmen
1		Welche Rechtsform hat Ihr Unternehmen ?

2		Wieviel Gesellschafter / Unternehmer gibt es oder sind aktiv tätig ?

3		Wieviele Jahre wird das Unternehmen betrieben ?

4		Ist die steuerliche Risikoklasse (RK) für das Unternehmen bekannt ?

5		Wieviel Jahresumsatz (Netto) erwirtschaftet das Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr ?

6		Wie hoch ist der Anteil Bargeldumsatz in % zum Jahresumsatz ?

7		Wieviel Mitarbeiter (Köpfe) sind angestellt (feste / freie / Auszubildende) inklusive dem Unternehmer ?

8		Gab es bereits steuerliche Betriebsprüfungen in den letzten 5 Jahren ?

9		In welcher Höhe kam es zu einer Steuernachzahlung ?

10		Wurde bereits einmal ein steuerliches Strafverfahren durchgeführt ?

11		Kam es zu Verzögerungen / Mahnungen bei der Abgabe von Steuererklärungen ?

12		Wie revisions- und betriebsprüfungssicher bewerten Sie Ihre Buchhaltung ?

13		Ist das Outsourcing von Prozessen rund um das Rechnungswesen und Datenmanagement klar und vertraglich geregelt ?

14		Gibt es definierte Regeln für Digitalisierungsvorgänge ?

15		Gibt es eine Verfahrensanweisung, die Dokumentenscans auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und Plausibilität zu prüfen ?

16		Wurde ein Datensicherungssystem entwickelt und umgesetzt ?

17		Wurde ein Datenschutzsystem eingeführt ?

18		Wurde ein EDV-Sicherheitskonzept eingeführt ?

19		Werden alle betriebsrelevanten E-Mailkonten regelmäßig und rechtssicher auf Basis einer Verfahrensanweisung archiviert ?

20		Wird ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem eingesetzt ?

21		Ist ein Zertifikat für dieses Dokumentenmanagementsystem (zum Beispiel nach IDW-Standard) vorhanden ?

22		Ist über den kompletten Aufbewahrungszeitraum (10 Jahren) für alle EDV-Daten sichergestellt, dass diese mit vertretbarem Aufwand gelesen und reproduziert werden können ?

23		Sind für alle technischen Systeme (Kassen, Belegscanner, Software, etc.) eigene Verfahrensdokumentationen erarbeitet und auf aktuellem Stand ?

24		Ist die Folgewirkung vom Einsatz der Office-Lösungen als Vor- oder Nebensystem bekannt und wird dementsprechend auf Basis einer Verfahrensanweisung gehandelt ?

25		Werden alle geschäfts- und buchhaltungsrelevanten Digitaldaten in unveränderbaren Datenarchiven / Dokumentenmanagementsystemen gespeichert (nicht klassischen Datenspeichern wie Festplatten mit Filesystem) ?

26		Wird der papierhafte Posteingang unter Beachtung der Vollständigkeit geöffnet, gesichtet, Posteingangsvermerk versehen, sortiert, abgelegt und gegen unbefugten Zugriff gesicherten abgelegt ?

27		Gibt es eine Zuständigkeit zur Belegdigitalisierung und werden die identifizierten Belege zuvor geprüft ?

28		Gibt es eine vorgesehene Ordnung für die Ablage der Papierbelege ?

29		Gibt es eine vorgesehene Ordnung für die Ablage der digitalisierten Belege ?

30		Wurde ein Turnus für die Belegerstellung und/oder -ablage gewählt ?

31		Werden die Papierbelege und die digitalisierten Belege hinreichend gegen Verlust, Änderung und Untergang geschützt ?

32		Werden die Belegaufbereitung zur Erfassung sowie die Übernahme von Beleginformationen aus digitalisierten Belegen sichergestellt ?

33		Gibt es eine Verfahrensdokumentation für die Weitergabe, Entgegennahme, Rücknahme von Belegen an bzw. von Dritte(n) für Zwecke der Aufbereitung, Buchung und Archivierung ?

34		Gibt es eine Ordnung für die dauerhafte Aufbewahrung bzw. Archivierung von Belegen ?

35		Erfolgt die Vernichtung der Papierbelege in einem zeitlich festgelegten Turnus ?

36		Werden die Belege ordnungsgemäß gekennzeichnet ?

37		Ist eindeutig geregelt, unklare als betriebsbezogen zuordenbare Belege, auf "privat" zu buchen ?

38		Werden die Rechnungen erst ab einem bestimmten Rechnungsbetrag aufgeteilt (Splitbuchung) ?

39		Werden große Rechnungsbeträge regelmäßig, zeit- oder projektbezogen aufgesplittet ?

40		Werden nur Rechnungen des Anlagevermögens / "größere" Rechnungen vom fachkundigen Sachbearbeiter auf die steuerliche Abzugsfähigkeit / Richtigkeit geprüft ?

41		Wird die Buchhaltung im Unternehmen oder extern durchgeführt ?

42		Gibt es festgelegte Zuständigkeiten im Bereich Buchhaltung / Rechnungswesen ?

43		Ist eine Steuerberater bei der Erstellung Ihrer Steuererklärungen und der Kommunikation mit dem Finanzamt eingebunden ?

44		Wie erfolgt derzeit die Belegarchivierung der Buchhaltung - manuell, digital oder gemischt ?

45		Ist ein GoBD Handbuch erstellt und auf aktuellem Stand ?

46		Liegt eine angemessene Verfahrens- oder Anwenderdokumentation gemäß GoBD vor ?

47		Liegt eine angemessene Systemdokumentationgemäß GoBD vor?

48		Liegt eine angemessene Schnittstellendokumentation für alle Subsysteme (z.B. Kassen, Waagen) gemäß GoBD vor ?

49		Werden die Belege regelmäßig an genau definierten Orten abgelegt ?

50		Werden die Geschäftsvorfälle in Originalform bzw. als Kopie des Originals aufbewahrt ?

51		Werden alle verwendeten und GoBD-konformen Kassen- und Nebensysteme (z.B. Waagen) aufgelistet ?

52		Sind die Zugangs- und Ausführungsverantwortlichkeiten für die Neben- und Kassensysteme klar geregelt ?

53		Ist ein Kontrollsystem / IKS gemäß GoBD eingeführt und wird es aktiv sowie dokumentiert gelebt ?

54		Sind die Regelungen der GoBD 2014 zum 1.1.2015 bekannt und umgesetzt worden ?

55		Werden die GoBD-Verfahrensbeschreibungen inklusive IKS versionsbezogen aufbewahrt (10 Jahre) ?

56		Kann ein eventuell geforderter Datenzugriff der Finanzverwaltung auf alle elektronischen Systeme gewährleistet werden ?

57		Sind die Handbücher, Dokumentationen, Lizenzen zu allen eingesetzten Sytemen rund um das Thema Buchhaltung, Kasse, Rechnungswesen vorhanden aktuell ?

58		Liegen Verfahrensanweisungen auch für mobile Geräte (Smartphone, PAD, Tablet, APPs, etc.) vor, auf denen Geschäftsunterlagen und Buchhaltungsbelege verarbeitet werden ?

59		Könnte aktuell eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigen, was zu einem formellen Mangel mit sachlichem Gewicht und damit zur Verwerfung der Buchhaltung führen könnte ?

60		Ist eine Verfahrensanweisung und Selbstverpflichtung zum internen Kontrollsystem (IKS) vorhanden, allen betroffenen Personen bekannt und liegen bereits dokumentierte IKS-Vorgänge vor ?

61		Wurde die Anwendung der GoBD und Verhalten bei steuerlichen Betriebsprüfungen mit dem Steuerberater oder auf einem Fachseminar erlernt oder trainniert ?

62		Sind buchhaltungsfremde Belege / Geschäftsvorfälle (z.B. personenbezogene Daten / Unterlagen) ausreichend vor dem Zugriff unberechtigter Dritter (auch Finanzbehörde) gesichert ?

63		Werden alle Kassenbewegungen (Barzahlungen) regelmäßig, in den festgelegten Fristen und mit dem geforderten Umfang / Informationen unveränderbar dokumentiert ?



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		In der durchgeführten Analyse haben Sie Angaben über Ihre Organisation (Unternehmensstruktur, Buchhaltung, EDV / Digitalisierung und GoBD-relevante Umsetzungen) getätigt. Jede Frage wurde bepunktet und mit einer Gewichtung bewertet. Daraus ergibt sich die Gesamtpunktzahl. Eine Mindestumsetzung der GoBD-Vorgaben hilft, zumindest einen Lösungsansatz steuerkonformer Vorgaben zu dokumentieren. Es ist zukünftig mit der Ausweitung digitaler und formaler Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung zu rechnen. Somit steigen bei den GoBD-Dokumentationen erhebliche die Formalanforderungen. Diese Auswertung soll Ihnen eine Orientierung darüber geben, mit welchen Möglichkeiten die Anforderungen zu realisieren sind. Alle Angaben sind annonym und werden nicht gespeichert !